ข้อมูลและการจัดการข้อมูล (Data And Data Management)
ความหมายของข้อมูล ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่มีการรวบรวมไว้และมีความหมาย อาจเกี่ยวข้องกับคน สิ่งของหรือเหตุการณ์อื่นๆ
ส่วนพื้นฐานสาหรับการประมวลผลของงานเพื่อให้ได้สารสนเทศสาหรับช่วยตัดสินใจและนาเอาไปใช้ประโยชน์อื่นๆ ตามต้องการ
แหล่งข้อมูล
สามารถแบ่งประเภทตามแหล่งที่มาได้ 2 ประเภทคือ
แหล่งข้อมูลภายใน
แหล่งข้อมูลภายนอก
แหล่งข้อมูลภายใน
แหล่งกาเนิดข้อมูลอยู่ภายในองค์กรทั่วไป เช่น ยอดขายประจาปี ข้อมูลผู้ถือหุ้น รายงานกาไรขาดทุน รายชื่อพนักงาน ฯลฯ
อาจเป็นข้อมูลที่เปิดเผยได้หรือข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น ข้อมูลผลิตภัณฑ์ใหม่ ข้อมูลการทดลอง เป็นต้น
แหล่งข้อมูลภายนอก
แหล่งกาเนิดอยู่ภายนอกองค์กร
เช่น ข้อมูลลูกค้า เจ้าหนี้ อัตราดอกเบี้ยสถาบันการเงิน กฎหมายและอัตราภาษีของรัฐบาล หรือข้อมูลบริษัทคู่แข่ง
ไม่ใช่ข้อมูลที่มีอยู่ภายในบริษัทหรือองค์กร
อาจหาได้จากบริษัทผู้ให้บริการข้อมูลหรือ จากหนังสือพิมพ์ วิทยุ โทรทัศน์หรือสื่ออื่นๆ
คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี
คุณสมบัติพื้นฐานที่ควรมีดังนี้
ความถูกต้อง (Accuracy)
มีความเป็นปัจจุบัน (Update)
ตรงตามความต้องการ (Relevance)
ความสมบูรณ์ (Complete)
สามารถตรวจสอบได้ (Verifiable)
ความถูกต้อง (Accuracy)
ข้อมูลที่ไม่เป็นจริงอาจก่อให้เกิดความเสียหายได้
ต้องคัดเลือกข้อมูลที่ถูกต้อง
คอมพิวเตอร์ประมวลผลตามข้อมูลที่ได้รับ เมื่อป้อนข้อมูลผิดผลลัพธ์ก็ย่อมผิดตามไปด้วย (Garbage In Garbage Out)
มีความเป็นปัจจุบัน (Update)
ข้อมูลที่ดีต้องมีการปรับปรุงแก้ไขให้มีความเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
เหตุการณ์ต่างๆ มักเกิดขึ้นใหม่อยู่ตลอด เช่น จานวนผู้มีสิทธิเลือกตั้งในสมัยก่อนกับปัจจุบันย่อมไม่เท่ากัน
ข้อมูลที่ล้าสมัยหากนาไปใช้ประโยชน์อาจให้ผลลัพธ์ที่คลาดเคลื่อนหรือผิดพลาดได้
ตรงตามความต้องการ (Relevance)
ข้อมูลที่จะนามาใช้ต้องสอดคล้องตรงกับความต้องการมากที่สุด
อาจได้จากการสารวจหรือออกแบบสอบถาม
หากไม่สอดคล้องกับความต้องการก็ไม่สามารถนาไปใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่
ความสมบูรณ์ (Complete)
บางครั้งอาจเก็บรวบรวมข้อมูลมากกว่าหนึ่งครั้งเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์
เช่น การเก็บข้อมูลเชิงสถิติ หรือวัดค่าเฉลี่ย อาจต้องเก็บทั้งข้อมูลปฐมภูมิ (primary data) และข้อมูลทุติยภูมิ (secondary data)
ข้อมูลที่สมบูรณ์อาจต้องคานึงถึงความครบถ้วนของข้อมูลด้วย เช่น อายุ เพศ การศึกษา ศาสนา เชื้อชาติ ของบุคลากรในบริษัท เป็นต้น
สามารถตรวจสอบได้ (Verifiable)
ข้อมูลที่ได้จากหลายแหล่งต่างๆ อาจมีทั้งเชื่อถือได้และเชื่อถือไม่ได้
จาเป็นต้องตรวจสอบแหล่งที่มาหรือหลักฐานอ้างอิงก่อน
ป้องกันข้อมูลที่ไม่เกิดประโยชน์และอาจทาให้เสียหายได้
การแบ่งลาดับชั้นของการจัดการข้อมูล (Hierarchy of Data)
บิต (Bit - Binary Digit)
ไบต์ (Byte)
ฟีลด์หรือเขตของข้อมูล (Field)
เรคอร์ด (Record)
ไฟล์หรือแฟ้มตารางข้อมูล (File)
ฐานข้อมูล (Database)
บิต (Bit - Binary Digit)
ลาดับชั้นของหน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุด
ข้อมูลที่จะทางานร่วมกับคอมพิวเตอร์ได้ ต้องแปลงให้อยู่ในรูปของเลขฐานสองเสียก่อน
เมื่อแปลงแล้วจะได้ตัวเลขแทนสถานะเปิดและปิดของสัญญาณไฟฟ้าที่เรียกว่าบิต คือ บิต 0 และบิต 1
ไบต์ (Byte)
เมื่อนาบิตมารวมกันหลายๆ บิต จะได้หน่วยข้อมูลกลุ่มใหม่ที่เรียกว่า ไบต์ (byte)
จานวนของบิตที่ได้ในแต่ละกลุ่มอาจมีมากบ้างหรือน้อยตามแต่ชนิดของรหัสที่ใช้เก็บ
สาหรับรหัสแอสกี 1 ตัวอักษรหรือ 1 ไบต์ = 8 บิต
ฟีลด์หรือเขตของข้อมูล (Field) ประกอบด้วยกลุ่มของตัวอักษรหรือไบต์ตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไปมาประกอบกันเป็นหน่วยข้อมูลที่ใหญ่ขึ้นเพื่อแสดงลักษณะหรือความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง
ยกตัวอย่างเขตข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน เช่น รหัสพนักงาน ชื่อ นามสกุล เงินเดือน ตาแหน่ง เป็นต้น
เรคอร์ด (Record)
กลุ่มของเขตข้อมูลหรือฟีลด์ที่มีความสัมพันธ์กัน และนามาจัดเก็บรวมกันเป็นหน่วยใหม่ที่ใหญ่ขึ้นเพียงหน่วยเดียว
ข้อมูลที่จัดเก็บอาจมีหลายเรคอร์ดได
ไฟล์หรือแฟ้มตารางข้อมูล (File)
เป็นการนาเอาข้อมูลทั้งหมดหลายๆ เรคอร์ดที่ต้องการจัดเก็บมาเรียงอยู่ในรูปแบบของแฟ้มตารางข้อมูลเดียวกัน เช่น แฟ้มตารางข้อมูลเกี่ยวกับคะแนนนักศึกษาวิชาคอมพิวเตอร์ อาจประกอบด้วย เรคอร์ดของนักศึกษาหลายๆ คนที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับ รหัสนักศึกษา ชื่อ นามสกุล และคะแนนที่ได้ เป็นต้น
ฐานข้อมูล (Database)
การรวมเอาแฟ้มตารางข้อมูลหลายๆ แฟ้มที่มีความสัมพันธ์กันมาเก็บรวมไว้ที่เดียว
มีการเก็บคาอธิบายโครงสร้างฐานข้อมูลหรือเรียกว่าพจนานุกรมข้อมูล (data dictionary) ไว้ เพื่อช่วยในการประมวลผล
ตัวอย่างฐานข้อมูล
ฐานข้อมูลทะเบียนราษฎร์
ฐานข้อมูลทะเบียนนักศึกษา
ฐานข้อมูลบุคลากร
ฐานข้อมูลสินค้าคงคลัง
ฯลฯ
การจัดโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล (File Organization)
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูล
เป็นวิธีการกาหนดโครงสร้างเพื่อจัดเก็บข้อมูลไว้ในแฟ้มบนสื่อบันทึกข้อมูลสารอง (secondary storage)
เพื่อให้การจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลมีความรวดเร็ว ถูกต้อง และเหมาะสมกับความต้องการ
การจัดโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล (File Organization)
อาจแบ่งได้เป็น 3 ลักษณะคือ
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลาดับ (Sequential File Structure)
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม (Direct/Random File Structure)
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบลาดับเชิงดรรชนี (Index Sequential File Structure)
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลาดับ (Sequential File Structure)
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลชนิดพื้นฐานที่สามารถใช้งานได้ง่ายที่สุด
จัดเก็บข้อมูลแบบเรียงลาดับเรคอร์ดต่อเนื่องกันไป
การอ่านหรือค้นคืนข้อมูลจะข้ามลาดับไปอ่านโดยตรงไม่ได้
เหมาะสมกับงานที่มีการอ่านข้อมูลต่อเนื่องกันไปตามลาดับและในปริมาณมาก
จัดเก็บอยู่ในอุปกรณ์ประเภทเทปแม่เหล็ก (magnetic tape)
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม (Direct/Random File Structure)
โครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่เข้าถึงได้โดยตรง
สามารถเลือกหรืออ่านค่าได้โดยไม่จาเป็นต้องผ่านเรคอร์ดแรกๆ
การเข้าถึงข้อมูลทาได้เร็ว
จัดเก็บในสื่อที่มีการเข้าถึงได้โดยตรงประเภทจานแม่เหล็ก เช่นดิสเก็ตต์, ฮาร์ดดิสก์หรือ CD-ROM
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม (Direct/Random File Structure)
แบ่งตามลักษณะการทางานออกได้เป็น 2 ประเภทคือ
แบบแฮชไฟล์ (Hash File)
แบบดรรชนี (Indexed File)
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม (Direct/Random File Structure)
แบบแฮชไฟล์ (Hash File) อาศัยอัลกอริทึมที่เรียกว่า แฮชชิ่ง (hashing) ในการคานวณหาค่าคีย์ฟีลด์ ถ้าข้อมูลมาก การแปลงค่าตาแหน่งอาจเกิดการชนกัน (collision) ได้
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม (Direct/Random File Structure)
แบบดรรชนี (Indexed File) ใช้แฟ้มดรรชนี (index) ทาการค้นหาหรือเข้าถึงข้อมูลโดยตรง แฟ้มดรรชนีประกอบด้วยคีย์ 2 ตัวคือ คีย์ของข้อมูลและคีย์ของตาแหน่งที่เก็บข้อมูล
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบลาดับเชิงดรรชนี (Index Sequential File Structure)
อาศัยกระบวนการ ISAM (index sequential access method)
รวมเอาความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลแบบสุ่มและแบบเรียงตามลาดับเข้าไว้ด้วยกัน
ข้อมูลถูกเก็บเรียงกันตามลาดับไว้บนสื่อแบบสุ่ม และเข้าถึงข้อมูลผ่านแฟ้มข้อมูลลาดับเชิงดรรชนี (indexed sequential file)
ทางานได้ยืดหยุ่นกว่าวิธีอื่นโดยเฉพาะกรณีที่มีข้อมูลมากๆ
ข้อดีข้อเสียของแต่ละแบบ
แบบเรียงลาดับ (sequential file)
ข้อดี
-ค่าใช้จ่ายน้อย
-เหมาะกับงานอ่านข้อมูลแบบเรียงลาดับและปริมาณมาก
-สื่อที่ใช้เก็บมีราคาถูก
ข้อเสีย
-ค้นข้อมูลได้ช้า เพราะต้องค้นตั้งแต่ต้นไฟล์
-ข้อมูลต้องจัดเรียงลาดับก่อน
-ไม่เหมาะกับงานที่ต้องแก้ไขประจา
สื่อเก็บ
-เทปแม่เหล็ก (magnetic tape)
ข้อดีข้อเสียของแต่ละแบบ
แบบสุ่ม (random file)
ข้อดี
-ค้นข้อมูลได้เร็ว ทาได้ทันที
-เหมาะกับงานที่ต้องแก้ไขเป็นประจา
ข้อเสีย
-ไม่เหมาะกับงานที่ต้องอ่านข้อมูลมากๆ
-การเขียนโปรแกรมเพื่อสืบค้นจะซับซ้อน
-ไม่สามารถเข้าถึงแบบเรียงตามลาดับได้
สื่อเก็บ
-จานแม่เหล็ก (magnetic disk)
ข้อดีข้อเสียของแต่ละแบบ
แบบลาดับเชิงดรรชนี (indexed sequential file)
ข้อดี
-รองรับการประมวลผลได้ทั้งแบบลาดับและแบบสุ่ม
-เหมาะกับงานที่ต้องแก้ไขข้อมูลเป็นประจา เช่น ธุรกรรมออนไลน์
ข้อเสีย
-เปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บดรรชนี
-การเขียนโปรแกรมสืบค้นข้อมูลจะซับซ้อนเช่นกัน
-ทางานช้ากว่าแบบสุ่ม และมีค่าใช้จ่ายสูง
สื่อเก็บ
-จานแม่เหล็ก (magnetic disk)
ประเภทของแฟ้มข้อมูล (File type)
สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทคือ
แฟ้มหลัก (Master file)
แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction file)
แฟ้มหลัก (Master file)
แฟ้มข้อมูลที่มีความถี่ของการเปลี่ยนแปลงข้อมูลไม่บ่อยมากนัก
อาศัยข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงเข้ามาทาให้มีความทันสมัย (up to date) ได้
ตัวอย่างของแฟ้มหลัก เช่น แฟ้มหลักลูกค้าธนาคารซึ่งจะเก็บข้อมูลของลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขบัญชี ยอดเงินคงเหลือในบัญชีเป็นต้น
แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction file)
แฟ้มข้อมูลที่มีการเปลี่ยนหรือแก้ไขของรายการข้อมูลภายในค่อนข้างบ่อยและทาแบบประจาต่อเนื่องหรือเกิดขึ้นทุกวัน
มักจะนาไปใช้สาหรับการปรับปรุงแฟ้มหลัก ตัวอย่างเช่น แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลงเวลาเข้า-ออกงานของพนักงาน (transaction file) ซึ่งจะมีรายการบันทึกหรือลงเวลา เกิดขึ้นอยู่เป็นประจาทุกวัน
แฟ้มข้อมูลกับระบบฐานข้อมูล (File Processing Versus Database Systems)
การประมวลผลแบบแฟ้มข้อมูล (File Processing)
ต่างแผนกต่างแยกจัดเก็บ
ข้อมูลเกิดการซ้าซ้อน (data redundancy )
แฟ้มข้อมูลกับระบบฐานข้อมูล (File Processing Versus Database Systems)
ระบบฐานข้อมูล (Database Systems)
แก้ปัญหาความซ้าซ้อนกันของข้อมูลจากเหตุผลข้างต้น
จัดเก็บรวบรวมแฟ้มข้อมูลที่สัมพันธ์กันมาจัดเรียงรวมกันเสียใหม่อย่างเป็นระเบียบ
สะดวกต่อการค้นหาและเรียกใช้ข้อมูลร่วมกัน
แนวคิดของการใช้ฐานข้อมูล
ลดความซ้าซ้อนกันของข้อมูล (Reduced data redundancy)
ลดความขัดแย้งของข้อมูล (Reduced data inconsistency)
การรักษาความคงสภาพของข้อมูล (Improved data integrity)
ใช้ข้อมูลร่วมกันได้ (Shared data)
ง่ายต่อการเข้าถึงข้อมูล (Easier access)
ลดระยะเวลาการพัฒนาระบบงาน(Reduced development time)
ลดความซ้าซ้อนกันของข้อมูล (Reduced data redundancy)
หน่วยงานที่จัดเก็บข้อมูลแยกกันหลายที่ อาจมีข้อมูลบางส่วนที่ซ้าซ้อนกัน (data redundancy)
เช่น ฝ่ายการเงินกับฝ่ายการขาย ต่างเก็บข้อมูลลูกค้าไว้ที่ฝ่ายของตนเอง เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ของลูกค้าต้องตามไปแก้ไขแฟ้มที่เก็บข้อมูลของทั้งสองฝ่าย
ฐานข้อมูล ช่วยลดความซ้าซ้อนกันของข้อมูลได้เพราะจะถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียวกัน จึงง่ายต่อการแก้ไขด้วย
ลดความขัดแย้งของข้อมูล (Reduced data inconsistency)
ข้อมูลที่เป็นชุดเดียวกันแต่มีค่าต่างกัน ถือว่าเป็น ความขัดแย้งกันของข้อมูล
เช่น ปัญหาเรื่องที่อยู่ลูกค้า หากแก้ไขแค่ฝ่ายขาย แต่ฝ่ายการเงินไม่ได้ทาตาม ข้อมูลที่อยู่ลูกค้าจึงขัดแย้งกัน
การใช้ฐานข้อมูลนั้น เมื่อมีการแก้ไขในที่หนึ่ง ข้อมูลอีกที่หนึ่งจะถูกเปลี่ยนไปด้วย
การรักษาความคงสภาพของข้อมูล (Improved data integrity) ความคงสภาพของข้อมูล (data integrity) คือ ความถูกต้อง ความสอดคล้อง ความสมเหตุสมผลของข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูล
เราสามารถกาหนดชนิดหรือความยาวของข้อมูลในฐานข้อมูลได้ถ้าผิดแปลกออกไปจะไม่สามารถป้อนเข้ามาได้ ข้อมูลจึงมีความถูกต้องตามโครงสร้างอยู่เสมอ
ใช้ข้อมูลร่วมกันได้ (Shared data)
แต่ละฝ่ายในองค์กรสามารถที่จะเรียกใช้ข้อมูลระหว่างกันได้
เช่น ฝ่ายการเงินต้องการข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลลูกค้า สามารถดึงมาจากระบบฐานข้อมูลที่เดียวกันได้
ฝ่ายบริหารต้องการข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลพนักงานเพื่อดูประวัติการทางานก็สามารถเรียกใช้ร่วมกันได้ เป็นต้น
ง่ายต่อการเข้าถึงข้อมูล (Easier access)
ฐานข้อมูลช่วยให้การเข้าถึงข้อมูลง่ายขึ้น เพราะมีกลไกในการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นแบบเดียวกัน
เช่น คาสั่งเรียกค้นข้อมูลภาษา SQL (Structure Query Language) ในระบบการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์หรือ RDBMS
RDBMS =Relational Database Manament System
ลดระยะเวลาการพัฒนาระบบงาน (Reduced development time)
นักพัฒนาระบบทางานได้เร็วขึ้น เพราะฐานข้อมูลช่วยลดปัญหาด้านความซ้าซ้อน ความขัดแย้งและความคงสภาพของข้อมูลได้ ช่วงเวลาการบารุงรักษาโปรแกรม (program maintenance) ลดลง
ลักษณะของ DBMS
ผู้ใช้ไม่จาเป็นต้องทราบถึงโครงสร้างทางกายภาพของข้อมูลในระดับที่ลึกมาก
สามารถกาหนดโครงสร้างและดูแลรักษาฐานข้อมูลได้
ควบคุมการเข้าถึงของข้อมูลตามระดับการใช้งานที่ต้องการ
อาศัยส่วนของภาษาที่จัดการกับข้อมูลโดยเฉพาะเรียกว่า ภาษาคิวรี่ (query language)
SELECT Table1.aaa, Table1.as AS Table1_as, Table1.ad AS Table1_ad, Table2.as AS Table2_as, Table2.ad AS Table2_ad
FROM Table1 INNER JOIN Table2 ON Table1.aaa = Table2.aaa;
ความสามารถโดยทั่วไปของระบบการจัดการฐานข้อมูล
สร้างฐานข้อมูล (create database)
วิเคราะห์และออกแบบข้อมูลก่อนสร้างฐานข้อมูลจริง ระบบ DBMS ทั่วไป มีเครื่องมือช่วยสร้างอยู่ในโปรแกรม อาศัยภาษา SQL ในการสั่งงาน เช่น สร้างฟีลด์หรือตาราง เป็นต้น
ความสามารถโดยทั่วไปของระบบการจัดการฐานข้อมูล เพิ่ม เปลี่ยนแปลงและลบข้อมูล (add, change, and delete data)
สามารถเพิ่มค่ารายการในฐานข้อมูลได้ทุกเมื่อ เช่น เพิ่มค่าเรคอร์ดบางเรคอร์ดที่ตกหล่นในการบันทึกข้อมูล
ข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลง เช่น ที่อยู่ลูกค้าเปลี่ยนหรือเบอร์โทรศัพท์ถูกยกเลิก ก็สามารถแก้ไขได้
ข้อมูลที่ไม่มีความจาเป็นต้องใช้ เช่น เรคอร์ดของนักศึกษาบางคนที่ลาออกไป อาจลบออกไปได้เช่นกัน
ความสามารถโดยทั่วไปของระบบการจัดการฐานข้อมูล
จัดเรียงและค้นหาข้อมูล (sort and retrieve data) DBMS มีคุณสมบัติที่ช่วยให้การเรียกค้นดูข้อมูลง่ายและสะดวก สามารถจัดเรียงข้อมูลและเลือกได้ว่าจะให้ DBMS จัดเรียงแบบใดมากไปน้อย หรือ เรียงตามลาดับเวลา
การค้นหาข้อมูลที่มีอยู่มาก สามารถระบุค่าเพียงบางส่วนให้ค้นหาได้
สร้างรูปแบบและรายงาน (creat form and report)
สามารถสร้างรูปแบบการแสดงผลบนหน้าจอ (form)
พิมพ์ผลลัพธ์รายการออกมาเป็นรายงาน (report)
ช่วยในเรื่องของการตัดสินใจและการวิเคราะห์ข้อมูล
อ้างอิง
http://teacher.snru.ac.th/peartawan/admin/news/files/unit4---Data%20%20and%20%20Data%20%20Manegement.pdf
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น